Surakarta, Rabu (17-11-2021) – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Surakarta selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di Kota Surakarta mempunyai kewajiban untuk membina semua Organisasi Perangkat Daerah yang ada di Kota Surakarta terkait dengan pengelolaan arsipnya. Karena hal tersebut sangat mendukung sekali terhadap Tata Kelola Pemerintahan yang baik.

Untuk mendukung hal tersebut LKD Kota Surakarta diberi kewenangan untuk membuat dan mensosialisasikan 4 Pilar Kearsipan, 4 pilar tersebut adalah :

  1. Kode Kasifikasi Arsip (KKA),
  2. Jadwal Retensi Arsip (JRA),
  3. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) dan
  4. Tata Naskah Dinas (TND)

KKA adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu tata letak identitas arsip. Dimana setiap penciptaan arsip harus mencantumkan Kode Klasifikasi Arsip ini.

JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan / retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

SKKAAD adalah aturan pembatasan hak dan akses terhadap fisik arsip dan informasi sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.

TND adalah pengaturan tentang jenis dan format, teknik penysunan, kewenangan penandatanganan serta pengamanan naskah dinas yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Keempat pilar kearsipan tersebut harus berjalan saling berdampingan, maka dari itu LKD Kota Surakarta menyelenggarakan Sosialisasi 4 Pilar tersebut ke semua Organsiasi Perangkat Daerah dan BUMD yang ada di Kota Surakarta sebanyak kurang lebih 50 peserta.

Sosialsaisi ini dilaksanakan bertahap selama 3 hari yaitu tanggal 12 November 2021 untuk sosialsiasi Kode Klasifikasi Arsip, tanggal 17 November 2021 untuk sosialisasi SKKAAD dan Jadwal Retensi Arsip, kemudian untuk terakhir kali, diselenggarakan  pada tanggal 24 November 2021 untuk sosialisasi Tata Naskah Dinas. Kegiatan tersebut diselenggarakan di Ruang Diskusi, lantai 3 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Surakarta, dengan peserta 1 (satu) orang pengelola kearsipan di masing-masing Perangkat Daerah.

Selain Sosialisasi 4 pilar kearsipan tersebut LKD Kota Surakarta juga mempunyai tupoksi untuk pendampingan pengelolaan arsip di OPD-OPD serta memonitor pelaksanaan kearsipan di OPD apakah sudah benar-benar mengacu pada aturan-aturan yang ada di 4 pilar kearsipan tersebut.

Untuk mendukung tata kelola pemerintahan yang baik maka 4 pilar kearsipan tersebut harus dilaksanakan dengan baik pula, semua itu akan berjalan dengan lancar apabila ada komitmen dan dukungan dari pimpinan OPD bahwa arsip itu sangat penting.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *